Verdiği hizmetlerin ve tescil ettiği patentlerin kalitesi ile tanınan Avrupa Patent Ofisi (EPO), Avrupa patent başvurularını inceleyerek, dünya çapındaki buluşçuların, araştırmacıların ve şirketlerin yalnızca bir başvuru ile 45’e kadar ülkede buluşlarını koruma altına almalarını sağlayan merkezi ve standart bir prosedür sunar. EPO tüm bu süreçleri yürütürken, hem hızla gelişen teknolojilere uyum sağlama hem de sürdürülebilirlik stratejileri kapsamında hizmetlerinde iyileştirme ve güncellemelere gitmektedir.
2023 Stratejik Planı (SP2023) kapsamında sürdürülebilirlik anlamında önemli adımlar atan EPO, 2024 yılının Mart ayında açıkladığı 2028 Stratejik Planı ile sürdürülebilirliği ana hedef olarak belirlemiştir.[1] Bu kapsamda birçok değişiklik ve yenilik uygulamaya alınmış olmakla birlikte; patent başvurularının yapılması, işlemlerinin yürütülmesi ve takibi açısından atılan bazı temel adımlar ve 2022 yılı itibariyle kullanıma açılan MyEPO hizmeti bu yazının ana konusunu oluşturmaktadır.
MyEPO, öncelikle mevcutta kullanılan Webform Filing, e OLF online programı, EPO Online Filing 2.0, Central Fee Payment sistemleri ve güvenlik amacıyla sistemlere ulaşım sağlayan Avrupa Patent Vekillerine tanımlı EPO akıllı kartlar ile entegre olarak kullanıma açılmıştır. Bu kanalla yapılan işlemler giderek arttırılarak tek sistem üzerinden tüm işlemlerin yapılması ve vekillerin tüm dosyalarına ulaşabilecekleri ve tüm idari işlemlerini yürütebilecekleri bir sistem oluşturulması hedeflenmiştir. Ayrıca bu kanalla fiziki evraklar ile yürütülen tüm işlemlerin çevrimiçi sistem üzerinde yürütülmesi ve iletilen fiziki bildirimlerin yine aynı sistem üzerinden çevrimiçi olarak iletimi ile kağıtsız bir patent tescil sistemi hedeflenmiştir.
Bu bağlamda ilk olarak EPO’nun bildirimlerine yanıt verme süresi olarak uygulanan 10 gün kuralına değinmek faydalı olacaktır. EPO 10 gün posta süresi kuralı bir yasal bildirime yanıt verme süresinin hesaplanmasında kullanılan bir kuraldır. Buna göre, bir bildirime yanıt verilmesi için resmi bildirimde verilen son tarih hesaplanırken, bildirimin posta ile başvuru sahibine veya vekiline iletiminin en geç 10 gün içinde yapılacağı varsayılmaktadır. Bu çerçevede, EPO nezdinde yürütülen işlemlerde dikkate alınacak yasal son tarih öncelikle bildirim tarihine 10 gün eklenip, ardından da bildirimde belirtilen süre eklenerek; örneğin süre 4 ay ise, bildirim tarihi + 10 gün + 4 ay şeklinde hesaplanmaktaydı. 1 Kasım 2023 tarihinde posta ile veya elektronik yolla yapılan iletimlere uygulanan bu süre Avrupa Patent Sözleşmesi Yönetmeliği 126(2), 127(2) ve 131(2) sayılı maddelerde değişiklik yapılarak kaldırılmıştır. 1 Kasım 2023 itibariyle yapılan tüm EPO bildirimlerine yanıt için verilen yasal süre bildirim tarihi + bildirimde belirtilen süre şeklinde hesaplanmaya başlanmıştır. Bu uygulama tüm bildirimlerin elektronik olarak MyEPO üzerinden iletimi planlanarak ve kağıtsız sisteme hazırlık amacıyla yapılan bir değişikliktir.
Eş zamanlı olarak, MyEPO üzerinden prosedürel işlemlerin yapılması için öncelikle belirli işlemler sistem üzerinden yapılmaya başlanmıştır. Buna ek olarak örneğin patent hakları üzerinde yapılan devir, birleşme, unvan değişikliği gibi değişiklik işlemlerinin yeni sistem üzerinden yapılmasını teşvik etmek amacı ile söz konusu işlemlerin faks, posta veya e OLF programı üzerinden yapılması halinde resmi ücret alınırken MyEPO üzerinden yapılması halinde resmi işlem ücretleri kaldırılmıştır.
Yine değişiklikler ve yeni sisteme entegrasyon kapsamında EPO tarafından yapılan bildirimlerde faks kullanımı 1 Mart 2023’te sonlandırılmış; ardından EPO’ya faks yolu ile yapılan başvuru ve iletimlerin kabulü ise 1 Temmuz 2024 itibariyle sonlandırılmıştır. 1 Temmuz 2024 tarihi itibariyle EPO’ya faks yolu ile yapılan başvurular ve iletimler hiç yapılmamış sayılmaktadır. Yine aynı tarih itibariyle EPO hesap sahiplerinin idari işlemlerine ilişkin bilgilere ve EPO mailbox kullanımına erişimi tamamen MyEPO sistemine aktarılmıştır.
Söz konusu sisteme giriş 2024 yılı sonuna kadar mevcut EPO akıllı kartlar yoluyla yapılabilse de MyEPO’nun açılması sonrasında söz konusu kartlardan ziyade sisteme girişin iki aşamalı güvenlik sistemi ile yapılması gerektiği ve kullanılan kartların 1 Ocak 2025 tarihi itibariyle geçersiz olacağı duyurulmuştur. Yılın sonuna geldiğimiz bu günlerde EPO akıllı kart kullanımının sonlandırılması ve yeni güvenlik sistemi olan iki aşamalı güvenlik sistemine geçiş zorunlu olmuştur. Yine 2025 yılı itibariyle başvuruların yapılması için Online Filing 2.0 tek seçenek olacaktır.
İstisnai bir durum olarak, eğer EPO’ya başvuru için sistemler kullanılamazsa veya EPO başvuru sistemlerini kullanmak için bir EPO hesabı oluşturulması veya giriş yapılması mümkün değilse, EPO Contingency Upload Service (CUS), faks ile iletim ve/veya posta ile başvuru yapılması yerine EPO’ya belge göndermek için alternatif bir yöntem olarak yürürlüğe konmuştur. Ancak, bu hizmetin sadece bir acil durum seçeneği olarak sunulduğu unutulmamalıdır. Başvuru sahiplerinin ve Avrupa Patent Vekillerinin mümkün olduğunca normal EPO çevrimiçi hizmetlerini ve başvuru araçlarını kullanmaları gerektiği özellikle vurgulanmaktadır.
Verilen bilgiler ışığında MyEPO sistemi ve içeriğindeki MyEPO Posta Kutusu (MyEPO Mailbox) ve MyEPO Portfolyo (MyEPO Portfolio) araçlarından kısaca bahsetmek yararlı olacaktır. MyEPO Portfolyo üzerinden başvuru sahipleri ve Avrupa Patent Vekilleri hesapları ile giriş yaparak mevcut tüm portföy bilgilerine doğrudan erişebilecektir. Süreci devam eden tüm başvurulara ilişkin bilgiler sistem üzerinde mevcut olmakla birlikte, MyEPO Posta Kutusu üzerinden normalde kağıtla veya eski posta kutusu vasıtasıyla yapılan evrak bildirimleri görüntülenebilmektedir. Ayrıca yeni gelen bildirimler için yine e-posta yolu ile bir uyarı sistemi oluşturulmuştur. Böylece resmi işlemlerde kağıtsız sistem için gerekli tüm adımlar atılmıştır.
MyEPO üzerinden yapılacak işlemlerin de mevcut sistemlere göre çok daha pratik bir hale getirildiği görülmektedir. Hesabınız üzerinden giriş yaptığınızda sayfanız üzerinden belli bir yasal sürede tamamlanması gereken işlemler “Pending Actions” başlığı altında listelenmektedir. Ayrıca doğrudan başvuru numarası ile bir başvurunun içine girdiğinizde yine alt başlıkları olan “Pending actions”, “Time limits”, “Due dates” kısımlarından yapılması beklenen işlemler ve “All documents” kısmından ise başvuruya ait tüm evraklar görüntülenebilmektedir. İşlem yapılması beklenen veya ücret ödemesi gereken işlemler için ise, yasal son tarihler, hafta sonları ve EPO’nun resmi tatil tarihleri gözetilerek son tarih bilgisi verildiği için kullanıcılara kolaylık sağlamaktadır. Buna ek olarak ödenmesi gereken ücretler de yine sistem tarafından otomatik olarak doğru tutarlarda gösterilmekte kullanıcıların ek bir hesaplama yapmasına gerek kalmamaktadır. Bahsedilen bu tür iyileştirmelerle başvuru sahipleri ve vekiller için yanlış yasal son tarih hesaplaması veya yanlış ücret ödemesi gibi hataların da önüne geçileceği görülmektedir.
EPO, 2027 yılında tamamen dijitalleştirilmiş ve kağıtsız bir patent tescil süreci sunmayı amaçlayan bir dönüşümden geçmektedir. Bu şekilde EPO süreçlerinin daha kolay ve verimli bir şekilde yürütülmesi hedeflenmektedir. Bu yazıda belirtilen gelişme ve yenilikler atılan temel adımların sadece bir kısmını oluşturmakta olup EPO’nun kararlı ve verimli bir şekilde planlarını uyguladığını göstermektedir. Önümüzdeki günlerde gerçekleştirilecek diğer yenilik ve değişikliklerle EPO’nun çok daha kullanıcı dostu ve güvenli bir sistem sunacağı şimdiden söylenebilir.
KAYNAKLAR:
https://www.epo.org/en
https://www.epo.org/en/about-us/office/strategic-plan-2028
https://link.epo.org/web/MyEPO_roadmap.pdf
[1] https://www.epo.org/en/about-us/office/strategic-plan-2028
